Pour les entreprises qui considèrent de se transformer en franchiseurs, la complexification des flux de travail est certainement parlant. En vous promenant dans les couloirs, il n’est pas rare d’entendre ce genre de conversations… cela arrive lorsque les flux de travail sont traités manuellement.
Dans cet article, nous allons essayer d’expliquer pourquoi une nouvelle technologie devient de plus en plus indispensable si vous souhaitez alléger vos flux de travail et garder votre activité compétitive. Il s’agit de l’automatisation : c’est-à-dire la gestion des processus pour déléguer à l’automate toute manipulation répétitive et sans valeur ajoutée.
LE FLUX DE TRAVAIL : C’EST QUOI ?
Dans le cadre des processus de franchise, le flux de travail est l’enchaînement que vous avez choisi pour organiser les tâches : celles-ci passent d’un collaborateur à l’autre, suivant un ensemble de règles bien définies et aboutissant à un résultat attendu.
Il s’agit essentiellement d’aller d’un point A à un point B, en passant par une série d’étapes intermédiaires. Par exemple, si quelqu’un doit faire un achat professionnel, vous avez certainement prévu un cheminement des tâches pour l’occasion : demande, validation, transaction, refacturation, comptabilisation…
Or, il est probable que chacune des étapes soit exécutée manuellement par une personne différente et que la procédure initialement prévue soit rarement respectée, causant des problèmes de communication et de surcharge de travail.
De nombreuses TPE et PME se retrouvent ainsi submergées par ce genre de tâches redondantes, dont l’accomplissement est souvent lent et sujet à l’erreur.
COMMENT SAVOIR S’IL FAUT ALLÉGER LES FLUX DE TRAVAIL
Mener un audit est utile afin d’identifier si certains des symptômes d’un flux de travail alourdi se présentent, tels que :
- des erreurs se multipliant;
- le travail des collaborateurs se poursuivant en urgence;
- des délais rarement respectés ;
- des collaborateurs insatisfaits ;
- une mauvaise circulation d’informations ;
- des objectifs non atteints…
Depuis longtemps, les organisations ont décidé de numériser leurs flux de travail pour les rendre plus agiles. Mais une simple dématérialisation, aussi bénéfique soit-elle, ne peut constituer qu’une première étape dans l’optimisation des processus d’une franchise.
L’AUTOMATISATION : LA SOLUTION ULTIMEPOUR ALLÉGER LES FLUX DE TRAVAIL
Imaginez une solution capable de vérifier automatiquement les achats, de générer en autonomie les factures, de relancer les propositions commerciales, d’envoyer les contrats pour signature et d’effectuer de dizaines d’autres activités totalement automatisables.
Les équipes concernées gardent un contrôle total sur le processus, elles peuvent le personnaliser et en suivre le cheminement en temps réel mais ils ont maintenant beaucoup plus de temps à dédier à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De son côté, le manager peut définir des règles et automatiser la validation des demandes en provenance de ses collaborateurs. Même s’il n’intervient pas directement dans le flux de travail, il peut aisément le suivre dans son intégralité et, par la suite, imaginer des nouvelles améliorations pour l’alléger davantage.
L’automatisation comporte aussi une intégration avec les principaux logiciels d’entreprise : des simples outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workplace…), jusqu’aux plateformes professionnelles avancées (Salesforce, HubSpot…). Les collaborateurs seront libérés des tâches de saisie très ennuyeuses et chronophages.
DES SOLUTIONS SIMPLE ET À TOUT-FAIRE
Les processus automatisés sont applicables à chaque secteur d’activité de votre entreprise : commercial, achat, marketing, RH, administration, comptabilité, service client… tout le monde en sera bénéficiaire.
Un des avantages de l’automatisation est aussi sa simplicité d’utilisation et de mise en place. Aujourd’hui, grâce à des solutions NoCode, il est possible d’assembler et de faire communiquer entre eux de nombreux outils : les collaborateurs et les équipes auront accès à une interface propre et intuitive.
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